Implementar un agente de inteligencia artificial para registrar datos automáticamente en Google Sheets es un proceso ágil y funcional con la ayuda de N8N. Esta integración permite automatizar la captura de información —como gastos extraídos desde imágenes—, ahorrando tiempo y mejorando la exactitud en la gestión financiera.
¿Cómo se configura un agente AI en N8N?
Para empezar, debes añadir un agente de inteligencia artificial desde el entorno de N8N y vincularlo a diferentes componentes clave. En primer lugar, se elige un modelo de lenguaje (LLM) que se ajuste a las necesidades del flujo; por ejemplo, GPT-4.0 mini con sus credenciales ya configuradas. Luego, se activa la opción de memoria si se desea que el agente conserve información contextual. Finalmente, se incorporan herramientas específicas al agente, siendo Google Sheets la principal para registrar los datos procesados. Esta base garantiza que el agente pueda operar con eficiencia y flexibilidad en función de tu proyecto.
¿Cómo se conecta Google Sheets al agente AI?
Una vez integrada la herramienta de hojas de cálculo, los pasos a seguir incluyen seleccionar la acción “Append row” para agregar nuevas entradas como filas en la hoja seleccionada. Desde N8N, se escoge el archivo y la pestaña correspondiente del documento, y se procede al mapeo manual de columnas. Aquí se utilizan expresiones como {{ from AI(fecha) }} para extraer y ubicar los datos reconocidos por el agente en las celdas correctas. Es fundamental que cada campo —como fecha, descripción, monto, proveedor, NIT o forma de pago— esté alineado con la estructura de salida del agente.
¿Qué rol cumple el prompt dentro del agente?
El prompt actúa como una guía detallada para que el agente sepa qué debe identificar, extraer y registrar. Incluye instrucciones claras, ejemplos que muestran el formato esperado y una estructura definida para la salida, normalmente en JSON. Además, mediante la variable $now, es posible registrar automáticamente la fecha actual en el momento en que se ejecuta el flujo, lo que permite mantener los registros actualizados con precisión temporal.
¿Cómo añadir una respuesta automática vía Telegram?
Para cerrar el circuito de automatización y tener una confirmación inmediata de las tareas realizadas, se incorpora Telegram como canal de comunicación. Esto se logra añadiendo un nodo con la opción “send text message” dentro de la integración de Telegram en N8N. Se configuran las credenciales necesarias y se introduce el chat ID utilizando {{ $'triggerTelegram.item.json.message.messageID' }}. En el campo de texto del mensaje, se muestra el resultado del procesamiento del agente utilizando {{ $json.output }}. Esta respuesta automática permite confirmar que la información fue procesada y guardada correctamente, asegurando un flujo de trabajo fluido y transparente.
